W ciągu ostatnich lat coraz więcej przedsiębiorstw rezygnuje z tradycyjnych rozwiązań i skłania się ku znacznie bardziej nowoczesnym technologiom, dlatego też popularny jest elektroniczny obieg dokumentów. Oczywiste jest, że każdej firmie zależy na tym, aby praca przebiegała szybko i przyjemnie, ale przede wszystkim była skuteczna. W dużym stopniu zależy to od tego, w jaki sposób praca ta będzie zorganizowana. Optymalną koordynację pracy zapewnia elektroniczny obieg dokumentów, który umożliwia szybkie przekazywanie dokumentów przez pracowników.
Do właściwego funkcjonowania elektronicznego obiegu dokumentów potrzebny jest określony system workflow. Pozwala on na precyzyjne zorganizowanie dowolnego procesu, który będzie istotny dla prawidłowego funkcjonowania naszej firmy. Dzięki niemu mamy szansę kierować wykonaniem danego procesu na każdym jego etapie i w dowolnym zakresie. Możemy określić ilość osób, która będzie za dany projekt odpowiedzialna oraz czas, w jakim ma on być zrealizowany. System workflow wprowadzi jasne zasady w naszym przedsiębiorstwie, dzięki czemu każdy pracownik będzie wiedział co należy do jego obowiązków.